HOT！生态环境监测机构档案管理规范4月1日起实施！

2020年1月10日，生态环境部正式发布了HJ 8.2-2020《生态环境档案管理规范 生态环境监测》（以下简称“该标准”），将于4月1日起实施！小迪在此提醒各级生态环境主管部门所属生态环境监测机构（部门），需注意本监测机构（部门）的档案管理工作是否满足该标准的要求。另外，其他（生态）环境监（检）测机构（实验室）可以参照该标准来实施档案管理工作。

首先，小迪依据该标准制作了生态环境监（检）测机构（实验室）档案管理流程图便于直观理解：

其次，小迪依据该标准分析生态环境监（检）测机构（实验室）档案管理实际工作中需要主要的几个点：

一、受控外来文件

    1.  HJ 8.2-2020《生态环境档案管理规范 生态环境监测》；

    2.  该标准中引用的8个规范性文件。

    二、确定实验室内部的档案分类系统（案卷的分类与编号）

    三、确定实验室内部的各级档案内容、格式及保存期限

    四、成立档案鉴定工作小组、保密部门

    五、修订实验室管理体系文件

    1. 核查质量手册、程序文件中涉及档案管理的内容，是否满足该标准要求；

    2. 程序文件中原有的档案交接/归档记录格式按照该标准附录B的格式进行修订；
    3.依据该标准制定适合本实验室的档案管理作业指导书，引入本文第二至四条内容。     
    六、归档电子文件

    1. 电子文件（含电子数据）应采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式，满足长期保存的格式要求。

    2. 电子文件的归档按照GB/T 18894、 DA/T 38有关规定执行。

    3. 归档电子文件应当和纸质文件保持一致，并与相关联的纸质档案建立检索关系。

    4. 具有重要价值的电子文件应当同时转换为纸质文件归档。

    5. 电子文件可采用在线或离线方式归档，并至少储存备份2套。

   七、建立卷宗

    1. 根据本文第二条确定的实验室内部档案分类系统进行建立档案卷宗；

    2. 按照该标准附录C的要求建立案卷目录、卷内目录和卷内备考表。

    八、档案的保管与鉴定

    1.  定期对室存生态环境监测档案进行鉴定，对保管期限和密级需调整的案卷，进行调整。

    2.  销毁档案需要特别注意“待销毁档案须由鉴定工作小组成员签字后方可销毁”、“档案的销毁由档案部门组织实施，销毁工作由本单位档案部门及保密部门人员（2 人以上）进行现场监督，并在销毁清册上签字”、“电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除”等。