一张表教你分清文件和记录

文件

记录

文件：信息及承载媒体
文件的用途：传递信息、沟通意图，统一行动。
 具体表现为：
  --满足客户要求和质量改进
  --提供适宜的培训
  --重复性和可追溯性
  --提供客观证据
  --评价质量体系有效性和持续适宜性

记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
记录可用以为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据；
 记录通常不需要控制版本

在工作之前确定该怎么做的规定

工作之中形成的做的怎么样的证据

需要批准、发布；要保持现行有效版本

无需批准，无需发布，只需要核查，通常不需要控制版本

新文件发布、作废及时回收

具有耐久性，有保存期

可以随时修改，不断完善

一旦形成，不许修改

分为有保密要求和无保密要求两类

要求安全防护和保密，防止未经授权的人修改，电子记录还要有备份

控制编制，审批，颁布，分发，使用，更改，回收和归档

控制识别，收集，检索，维护，储存，处置